Peppi-ohje: tilavaraukset
Voit tehdä tilavarauksia Pepissä monella eri tavalla.
Valikot ja työkalut tilavarauksiin
Pepin Tilavaraukset-sivulta löydät linkit eri välineisiin, joilla voi tehdä tilavarauksia. Näitä ovat:
- Oma kalenteri: näkymä omien varausten tarkasteluun ja väline uusien varausten tekemiseen
- Tapaamisajat
- Tee varaus: väline tilavarausten tekemiseen
- Vapaan tilan haku
Resurssipikahaku-valikoista voit tarkastella nopeasti eri resurssityyppien kalentereita. Resurssityyppejä ovat esimerkiksi opettaja, ryhmä tai tila. Näissä näkymissä ei voi kuitenkaan tehdä varauksia.
Varauksen tekeminen
Pikaohje varauksen tekemiseen
Varaus haluttuun tilaan
Valitse Tilat -kenttään, haluamasi tila. Voit valita tilan kahdella tavalla:
- Kirjoittamalla tilan nimen tai koodin Tilat-kenttään. Valittuasi tilan, saat tilasta lisätietoja viemällä hiiren osoittimen valitsemasi tilan nimen päälle. Lukittu lukko -ikoni tarkoittaa, että sinulla ei ole varausoikeuksia kyseiseen tilaan.
- Klikkaamalla ”etsi sopiva tila” –painiketta Tilat -kentän yläpuolella (suurennuslasin kuva), jonka jälkeen sinulle avautuu etsintäikkuna, jossa voit joko etsiä tilaa tietyin ehdoin tai selailla tiloja toimipisteittäin. Tilaluettelossa Lukittu lukko -ikoni tarkoittaa, että sinulla ei ole varausoikeuksia kyseiseen tilaan.
Valitse Henkilöt -kenttään tilavaraukseen liitettävät henkilöt. Oletuksena henkilö-kentässä on käyttäjän nimi.
Valitse kalenterista maalaamalla sopiva päivä ja kellonaika
Eteesi avautuu varauslomake, jossa voit tarkistaa varauksen tiedot. Paina lopuksi Tallenna.
Varaus halutulle päivämäärälle tai ajalle:
- Maalaa kalenterista haluttu päivä/kellonaika esim. 1.4. klo 10-12 (älä valitse vielä mitään tilaa, valitse itsesi kuitenkin osallistujaksi)
- Avautuvalla varauslomakkeella klikkaa ”Etsi sopiva tila”, tässä kohtaa järjestelmä tietää jo koska varauksen ajankohta on ja osaa etsiä vapaita tiloja.
- Valitse haluttu toimipiste ja mahdollisesti tilatyyppi, jätä rasti kohtaan ”Tila on vapaa”, näin ollen etsitään vain vapaita tiloja.
- Valitse listalta joku vapaista tiloista (tilan kohdalla näkyy lukitun lukon kuva mikäli sinulla ei ole oikeutta varata kyseistä tilaa).
- Jatka varauslomakkeen täyttämistä normaalisti ja klikkaa lopuksi Tallenna.
Muista tarkistaa tilakohtaiset varausohjeet ja lisätiedot viemällä hiiren osoittimen tilan nimen päälle Tilat-kentässä.
Yksityiskohtainen ohje varauksen tekemiseen
Kalenterinäkymät
Oma kalenteri avaa oletuksena kalenterin viikkonäkymän. Näkymää voi muuttaa kalenterin yläoikealla olevista kuukausi- ja päivä -painikkeista.
Voit siirtyä tiettyyn päivään Siirry päivään -painikkeesta kalenterin yläpuolelta vasemmalta.
Kalenterinäkymää voi suodattaa Tee varaus -kohdan alta myös tilojen ja henkilöiden mukaisesti. Oletuksena henkilö-kentässä on käyttäjän nimi
Kalenterin asetukset
Kalenterin asetuksissa voit määrittää, mitä halut kalenterissa näkyvän.
Tilavarauksen tekeminen:
Määritä Tee varaus -kentän alle haluamasi ehdot. Kirjoittamalla 3 merkkiä, järjestelmä alkaa etsiä kyseessä olevia tuloksia.
Siirry kalenterissa haluamaasi kohtaan. Käytä näkymiä hyväksesi tai Siirry Päivään -toimintoa.
Maalaa hiiri pohjassa haluamasi ajankohta. Valinta näkyy vaaleansinisenä.
Sinulle aukeaa Uusi varaus-ikkuna, johon voit määrittää tarvittavat tiedot:
- Aihe: Varauksen otsikko
- Tila ja välineet: tila ja/tai väline, valitse tilan nimen tai koodin perusteella tai käytä tarvittaessa ”Etsi sopiva tila” -toimintoa.
- Aika (alkaa – loppuu) yksittäisen varauksen alkamis-, ja loppumisaika
- Varattu henkilöille: valitse vain henkilö(t) joita tämä kyseinen varaus koskee
- Varattu henkilöille = varauksen vastuuhenkilö (eli henkilö jolle varaus on tehty – tämä ei siis välttämättä ole sama asia kuin varauksen tekijä/tallentaja) vaikka oletuksena siinä näkyykin varauksen luoja.
- Näillä henkilöillä on oikeus muokata varausta samoin kuin varauksen tekijällä (alkuperäisellä tallentajalla) ja muokkaajalla.
- Muut osallistujat: valitse muut henkilöt, joita tämä kyseinen varaus koskee
- Osallistujilla ei ole oikeutta muokata varauksia.
- Osallistuja muutoin sama asia kuin varattu henkilöille.
- Kustannuspaikka: lisätään automaattisesti käyttäjän asetuksissa oleva oletuskustannuspaikka, mutta tiedon voi myös korjata käsin.
- Varauksen lisätiedot tulevat näkyviin Näytä-linkistä:
- Ulkopuolisiin osallistujiin voi lisätä organisaation ulkopuolisia henkilöitä (heidän sähköpostiosoitteitaan). Ole tarkka oikeasta muodosta:
- Syötä yksi henkilö per rivi, muodossa Matti Meikäläinen matti@example.com
- Kun laitat vain yhden henkilön ”varattu henkilöille” -kenttään, tuo henkilö näkyy ulkopuolisille osallistujille kutsun lähettäjänä.
- Lisätiedot –tässä voi kertoa lisätietoa varausta koskien.
- Varaus luotu – varauksen luontiajankohta
Varauksen muokkaus
Valitse kalenterimerkinnässä (katso edellä) muokkaa TAI kalenterimerkinnässä varauksen kohdalta Ratas – Muokkaa. Näin voit muokata kaikkia kalenterimerkinnän kenttiä samoin kuin aikaisemmin luotaessa uutta varausta.
Varauksen poisto
Varauksen voi poistaa mikäli:
- käyttäjän oikeudet riittävät normaaliin varauksen muokkaamiseen (olet varauksen tekijä tai sinut on merkitty varaukselle henkilöksi).
- varaus on tulevaisuudessa (historiallisia varauksia ei voi muokata
- Valitse varauksen kohdalla Ratas – Poista
- Vahvista varaus Poista-painikkeella
Kalenterimerkinnän tarkastelu
Näet kalenterimerkinnän tarkemmat tiedot klikkaamalla varausta kalenterista.
Tapaamisajat
Opettajat ja yliopiston muut virkailijat, kuten esim. hopsarit voivat lisätä opiskelijoille tarkoitettuja tapaamisaikoja tarjolle. Opiskelija voi ilmoittautua Tapaamisajat-näkymässä tarjolla oleviin tapaamisiin. Samalla nämä tapaamiasajat tulevat näkyviin varauksina opiskelijan omaan Peppi-kalenteriin.
Tarjolla olevat tapaamisajat löydät Tilavaraukset-osion kohdasta Tapaamisajat:
Mikäli sinulle on tarjolla tapaamisaikoja, näet ne klikkaamalla tapaamisajat luoneen henkilön nimeä (esimerkissä Touho Ankka).
Voit varata itsellesi sopivan tapaamisajan klikkaamalla ”Varaa tapaamisaika”. Avautuvassa näkymässä voit halutessasi kirjoittaa viestin, joka tallentuu varauksen tietoihin ja tulee näkyviin myös tapaamisajan luoneen henkilön Peppi-kalenteriin.
Vahvista vielä osallistuminen klikkaamalla ”Osallistun tapaamiseen”.
Vapaan tilan haku
Vapaata tilaa voit etsiä kahdella eri toiminnolla: Vapaan ajan haku tai Etsi vapaa tila.
Vapaan ajan haku -toiminto
Voit hakea tietyn toimipisteen, tilatyypin, tilan tai henkilöiden perusteella viikon varaukset. Tilatyypeistä opiskelijoiden varattavissa ovat musiikkiluokat, luentoluokat ja harjoitusluokat tietyin rajoituksin.
Voit myös tehdä yksittäisen varauksen
Voit klikata halutun tilan kohdalla olevaa vapaata aikaa jonka jälkeen varauslomakkeella täytetään tarvittavat kentät. Katso lisätietoa täytettävistä kentistä Tilavaraukset -kohdasta.
Tilan tarkemmat varausohjeet ja muut tiedot saa näkyviin viemällä hiiren osoittimen lukon päälle. Lukittu lukko -ikoni tarkoittaa, että sinulla ei ole varausoikeuksia kyseiseen tilaan.
Näkymä näyttää vapaat tilat tunnin aikamääreellä.
Etsi vapaa tila -toiminto
Voit käyttää kalenterinäkymää, jos etsit vapaata aikaa tiettyyn tilaan tai etsit vapaata tilaa halutulle päivämäärälle tai ajalle.
Katso lisää Tilavaraukset-kohdasta.
Outlook-kalenterin synkronointiasetukset
Omat synkronointiasetukset
Outlook-kalenterin synkronointiasetukset -näkymässä voit valita synkronoidaanko Pepissä tehdyt tilavaraukset automaattisesti myös omaan Outlook-kalenteriisi.
Voit valita Pepin ”Tila- ja rersurssivaraukset” -osion sivulta ”Outlook-kalenterin synkronointiasetukset” mitkä Peppiin (Pepissä tai Tuudossa) tehdyt varaukset siirtyvät omaan Outlook-kalenteriisi.
Kun olet valinnut siirtyvät tiedot, kaikki valintojasi vastaavat uudet varaukset siirtyvät jatkossa Outlook-kalenteriisi ja mahdolliset muutokset Pepissä synkronoituvat myös automaattisesti. Jos muutat asetuksia sen jälkeen kun varaustietoja on jo siirtynyt Pepistä Outlook-kalenteriin, ne on poistettava Outlookista käsin.
Outlook-kalenterin kautta ei pysty muuttamaan tai poistamaan Pepissä olevia varauksia. Varauksen poistaminen omasta Outlook-sähköpostikalenterista poistaa varauksen pelkästään omasta kalenterista, ei Pepistä. Kaikki tilavaraukset tehdään, muokataan ja poistetaan edelleen Pepissä tai Tuudossa. Tämä on hyvä huomioida esimerkiksi tunnin peruuntuessa, jotta tilat vapautetaan muiden varaajien käyttöön.
Vinkkejä tilavarausten tekemiseen
Peppiä suositellaan käyttämään ensisijaisesti koneella, sillä Peppiä ei ole optimoitu mobiilikäyttöön. Mikäli haluat tehdä tilavarauksiasi kuitenkin jo nyt mobiililaitteella, seuraavista vinkeistä voi olla apua:
- Ensimmäisillä kerroilla kannattaa tehdä varaukset koneella. Kun varausten teon logiikka on tullut tututksi ensin isommalla laitteella, mobiilikäyttö on sen jälkeen helpompaa.
- Mitä suurempi laite, sen helpompaa käyttö on. Esim. Ipad tai tabletti toimii paremmin kuin puhelin.
- Salli laitteen kääntää näyttö pysty- ja vaakatasoon. Vaakataso on kätevä silloin, kun haluaa nähdä kalenterista esim. viikkonäkymän. Pystytaso toimii taas paremmin varauksen yksityiskohtia (varauslomaketta) täytettäessä.
- Oman kalenterinäkymän asetuksia voi muokata kalenterinäkymän yläpuolella olevasta Toiminnot/Asetukset-painikkeesta sekä Kuukausi-/Viikko-/Päivä -painikkeista.
- Jos tietää tekevänsä varauksen jollekin tietylle päivälle, kalenterin näkymä kannattaa vaihtaa päivänäkymään. Jos on tarkoitus varata luokkia vain arkisin, kannattaa ottaa pois ruksi kohdasta Näytä viikonloput.
- Kalenterin asetuksissa voit asettaa itsellesi myös kellonaikavälin, jonka kalenteri näyttää, esim. jos harjoittelet yleensä klo 9-20 välillä, alkamisaika ja loppumisaika kannattaa muokata tämän mukaisesti.
Vinkkejä varauslomakkeen täyttöön
- Kun haluat muuttaa päivämäärää tai kellonaikaa lomakkeella, paina päivämäärä-/kellonaikakenttää tarpeeksi pitkään. Näin valintaikkuna pysyy ”auki”.
- Kellonaikojen valinnassa käytä kellonaikavalikon ylä- ja alapuolilla olevia nuolia, ne toimivat kellonaikojen scrollausta paremmin.
- Ruudun zoomaaminen mahdollisimman isoksi esimerkiksi tallennusvaiheessa auttaa painamaan oikeaa painiketta.