Taideyliopistossa otetaan käyttöön sähköpostietiketti – keskustelu ja ilmoittelu Teamsiin
Viime syksynä Taideyliopistossa käytiin keskustelua yliopiston poliittisuudesta, yhteiskunnallisesta vaikuttamisesta ja sisäisten viestintäkanavien käytöstä. Keskustelussa nousi esiin tarve tarkentaa sitä, millä foorumeilla ja pelisäännöillä yliopistoyhteisön moninaisen sisäisen keskustelun ja eri näkökulmien kohtaamisen tulisi jatkossa tapahtua. Tärkeää on, että kukin yhteisön jäsen voi valita keskustelut, joihin osallistuu.
Tähän tarkoitukseen tarjoamme kaikkien taideyliopistolaisten käyttöön Teams-ryhmän, jolla voi jatkossa käydä sisäistä keskustelua ja lisätä ilmoituksia myös työhön ja opiskeluun liittymättömistä aiheista. Toive akatemiarajat ylittävästä keskustelutilasta esitettiin myös ylioppilaskunnan kannanotossa marraskuussa 2023. Lue ylioppilaskunnan kannanotto.
Jo ennen viime syksynä käytyjä keskusteluja, yliopistossa oli käynnistetty sähköpostietiketin valmistelu. Sen tavoitteena on ollut erityisesti hillitä sähköpostitulvaa ja taata koko yhteisölle turvallinen työ- ja opiskeluympäristö.
Sähköpostietiketin keskeiset ohjeet
- Sähköpostilistat on tarkoitettu yliopiston ja akatemioiden asioista tiedottamiseen, ei asioiden läpikäymiseen yhdessä tai palautteen antamiseen. Sähköpostilistoja ei tule myöskään käyttää poliittisten viestien jakamiseen. Sähköpostilistojen käyttö poliittiseen toimintaan on sallittua vain yliopistovaaleissa ja ylioppilaskunnan toimintaan liittyvien opiskelijajärjestöjen tai ammattiyhdistysten toiminnassa.
- Jos viesti koskee laajaa joukkoa opiskelijoita, uutinen lisätään Opiskelijan uniartsiin. Jos sinulla ei ole muokkausoikeuksia Opiskelijan uniartsiin, lähetä uutinen osoitteeseen artsi@uniarts.fi, josta se lisätään sivustolle.
- Pyri lähettämään sähköposteja ainoastaan arkisin. Iltaisin ja viikonloppuisin viestejä ei tarvitse lukea eikä niihin tarvitse vastata.
- Sähköpostia tulee monille valtavia määriä, joten yritä aina ennen lähettämistä miettiä, kenen on välttämätöntä tietää tästä asiasta. Älä lisää ihmisiä ketjuihin varmuuden vuoksi.
Sähköpostietiketti pohjaa akatemioiden jo olemassa oleviin etiketteihin ja yliopiston IT-järjestelmien käyttösääntöihin. Sähköpostietiketin valmistelussa kuultiin syksyn 2023 aikana akatemioiden johtokuntia, yliopiston pääluottamushenkilöitä sekä yhteistoimintaneuvottelutoimikunnan jäseniä.
Taideyliopistolaisten yhteinen Teams-ryhmä tarjoaa paikan keskustelulle ja ilmoittelulle
Haluamme tarjota opiskelijoille ja työntekijöille paikan, jossa käydä moninaista sisäistä keskustelua ja jakaa ilmoituksia esimerkiksi opiskelijoiden taiteellisesta toiminnasta akatemiarajat ylittävästi. Tätä varten Teamsiin on perustettu koko yhteisön yhteinen Teams-ryhmä, joka löytyy nimellä ”Taideyliopisto”. Ryhmästä löytyy myös jatkossa oma kanavansa opiskelijoille nimellä “Opiskelijat -Students”, jota opiskelijat voivat hyödyntää keskusteluun ja akatemiarajat ylittävään ilmoitteluun.
Linkki ryhmään tulee jatkossa löytymään myös intranet-Artsin ja Opiskelijan uniartsin etusivulta. Kannustamme Teams-ryhmän ahkeraan käyttöön ja keskustelukanavan vilkkaaseen hyödyntämiseen.
Teams-ryhmää pilotoidaan vuoden 2024 ajan ja sen toimivuutta arvioidaan ensimmäisen kerran kesällä 2024.
Yleisiä ohjeita Teams-ryhmän käyttöön
- Tutustu ryhmän sääntöihin. Ryhmän moderoijilla eli yliopiston viestinnällä on oikeus poistaa sääntöjä rikkovat kirjoitukset.
- Jos sinulla ei ole Teamsiä asennettuna koneellesi, katso ohjeet Microsoftin ohjelmien asentamisesta Opiskelijan uniartsista.
- Voit myös ladata Teamsin puhelimeesi.
- Jos et halua saada ilmoituksia uusista viesteistä, voit poistaa ne käytöstä kohdasta ”kanavan ilmoitukset” (löytyy kanavan nimen vierestä kolmen pisteen takaa).
- Työhön ja opiskeluun liittyvä uutisointi tapahtuu edelleen intranet-Artsissa ja Opiskelijan uniartsissa. Älä julkaise samaa asiaa sekä Artsissa että Teams-ryhmässä.
Palautetta ja kysymyksiä alustasta voi lähettää osoitteeseen artsi@uniarts.fi.