Yliopiston isojen sähköpostilistojen lähetysoikeudet yhtenäistetään ja uusi keskustelualusta otetaan käyttöön 2.6.2025

Isot sähköpostilistat rajataan työhön ja opiskeluun liittyvään viestintään

Taideyliopiston akatemioilla on ollut erilaisia linjauksia siitä, keillä kaikilla on lähetysoikeus ”isoille sähköpostilistoille” eli massalistoille, jotka tavoittavat koko akatemian opiskelija- tai henkilökunnan. Ylioppilaskunnan edustajat ja muut yhteisön jäsenet ovat nostaneet esiin, että lähetysoikeudet asettavat opiskelijat ja henkilökunnan epätasa-arvoiseen asemaan ja toivoneet, että sähköpostilistojen lähetysoikeuksista tehtäisiin linjaukset, jotka olisivat samat kaikissa akatemioissa.

Sähköpostilistojen lähetysoikeuksien yhtenäistämistä käsiteltiin lukuvuonna 2024–2025 kaikkien akatemioiden johtoryhmissä sekä Taideyliopiston johtoryhmässä ja ylioppilaskunnan edustajien kanssa. Keskustelujen perusteella päädyttiin siihen, että isojen sähköpostilistojen lähetysoikeuksia kavennetaan ja listojen käyttö rajataan työntekoon ja opiskeluun liittyvään viestintään. Tämä tarkoittaa, ettei opiskelijoilla ja henkilöstöllä ole enää automaattisesti lähetysoikeutta kaikki opiskelijat tai koko henkilöstön kattaville listoille. Isoille massalistoille voivat jatkossa lähettää viestejä johto, johdon assistentit, HR-palvelut, viestintä sekä opinto- ja tuotantopalvelut. Opiskelijalistojen osalta lähetysoikeudet säilyvät ylioppilaskunnan ja sen jaostojen edustajilla. Yhtenäistetyt lähetysoikeudet otetaan käyttöön 2.6.2025. Lopullisesti isot massalistat suljetaan 16.6.2025.

Päätöstä isojen sähköpostilistojen rauhoittamisesta vain työhön ja opiskeluun liittyvään viestintään tuki se, että koko akatemian opiskelijat kattavia listoja on käytetty Kuvataideakatemiassa ja Teatterikorkeakoulussa myös sellaisten viestien lähettämiseen, jotka eivät liity opiskeluun. Monet opiskelijat ovat kokeneet isojen sähköpostilistojen kautta tulevien viestien määrän kuormittavaksi ja kertoneet viestitulvan hukuttavan alleen opintoihin liittyvän viestinnän, kuten kurssi- ja lukuvuosi-ilmoittautumiseen, henkilökohtaiseen ohjaukseen ja apurahoihin liittyvät viestit.

Päätöksenteon yhteydessä sovittiin, että opiskelijoiden mahdollisuus vapaaseen keskusteluun, vaikuttamiseen ja järjestäytymiseen taataan perustamalla uusi, tähän tarkoitukseen luotu keskustelualusta. Alustaksi valikoitui Viva Engage, joka lisätään jokaisen opiskelijan ja työntekijän aloitusnäkymään Teamsissa. Viva Engageen luodaan aihekohtaisia kanavia, joilla voi esimerkiksi jakaa tapahtumamainoksia, käydä yhteiskunnallista keskustelua tai julkaista vuokrailmoituksen.

Opintoihin liittyvä viestintä tapahtuu jatkossakin Opiskelijan uniarts -sivuston sekä sähköpostin ja Moodle-alustan kautta. Opiskelijan uniartsissa julkaistut uutiset näkyvät myös Tuudo-sovelluksessa ja niistä kootaan kahden viikon välein ilmestyvä opiskelijoiden uutiskirje, jossa kerrotaan myös keskeisimmät yliopiston päätöksentekoon ja siihen vaikuttamiseen liittyvät uutiset. Opintoihin liittyvästä taiteellisesta toiminnasta, kuten esityksistä, konserteista ja näyttelyistä, viestitään tapahtumakalenterin ja uutiskirjeiden kautta kuten ennenkin. Taiteellisten työryhmien kokoamiselle ja taidealat ylittävälle yhteistyölle on Viva Engagessa oma kanavansa “Art and collaboration”, mutta tarpeen mukaan kuulutuksia voidaan julkaista myös Opiskelijan uniartsissa ja opiskelijoiden sähköpostilistoilla.

Näin tavoitat jatkossa muut opiskelijat

Yhteisön keskinäiseen viestintään tarjotaan jatkossa Viva Engage -keskustelualusta. Tietokoneella Teamsia käyttäessäsi Viva Engage näkyy ylimpänä painikkeena vasemman reunan valikosta. Voit myös ladata Viva Engage -sovelluksen puhelimeesi. Löydät sen puhelimesi sovelluskaupasta.

Tavoitat Viva Engagen avulla kaikki taideyliopistolaiset, ei pelkästään oman akatemiasi opiskelijat. Keskustelualusta on tarkoitettu esimerkiksi opintojen ulkopuolisen taiteellisen toiminnan markkinointiin, yhteiskunnalliseen keskusteluun ja aktivismiin sekä vuokrailmoitteluun. Alustalta löydät myös kanavan, jossa Kuvataideakatemian työmestarit viestivät arkipäiväisistä asioista, kuten poikkeuksista pajojen käytössä. Keskustelualustalla voit itse päättää minkä kanavan viestejä haluat seurata. Lisäksi pystyt määrittelemään, mistä viesteistä saat ilmoituksen sähköpostiisi tai laitteeseesi. 

Viva Engagea pilotoidaan lukuvuoden 2025–2026 ajan, jonka jälkeen tarkastellaan, kuinka opiskelijat ovat löytäneet keskustelualustan. Alustasta viestitään opiskelijoille aktiivisesti muun muassa orientaatiossa ja alustalla esiin nostetuista aiheista tehdään poimintoja opiskelijoiden uutiskirjeisiin, jotta mahdollisimman moni muistaisi ottaa seurantaan ne kanavat, jotka häntä kiinnostavat.  

Suosittelemme opiskelijoita seuraamaan myös ylioppilaskunnan ja sen jaostojen kanavia, kuten ylioppilaskunnan Instagram-tiliä @taiyoartsu, Sibelius-Akatemian opiskelijajaosto Siba Unitedia @siba.united ja Teatterikorkeakoulun opiskelijajaostoa @teakjaosto. Ylioppilaskunta lähettää myös oman viikkokirjeensä kaikille Taideyliopiston opiskelijoille. Opiskelija-aktivismista kiinnostuneiden kannattaa ottaa seurantaan Instagramissa tili @uniartsstudentactivism.